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Procédure de soutenance d’une HDR de l’ENS Rennes

Version du 8 septembre 2015

L’habilitation à diriger les recherches (HDR) est un diplôme national de l’enseignement supérieur. Elle est régie par l’arrêté du 23 novembre 1988 modifié par les arrêtés du 13 février 1992, du 13 juillet 1995 et du 25 avril 2002.
Vu l’arrêté du 27 mai 2015 modifiant l'arrêté du 21 décembre 1989 fixant la liste des établissements d'enseignement supérieur publics habilités à délivrer seuls l'habilitation à diriger des recherches
Nous vous y renvoyons pour les règles générales (conditions d’inscription, qualité des rapporteurs, composition du jury, etc).
Les formalités administratives s’effectueront auprès du délégué à la formation doctorale de l’ENS Rennes.

Dépôt du dossier

Toutes les candidatures se font sous l’égide d’un “garant“, lui-même HDR en poste à l’ENS Rennes ou membre d’un des laboratoires dont l’ENS Rennes est partenaire.  Le candidat dépose au secrétariat (*) un dossier comprenant :
  • le formulaire d’inscription à l’HDR, qui comprendra entre autres :
    • Une liste de cinq rapporteurs potentiels (**) en conformité avec l’arrêté du 23 novembre 1988. Parmi ces cinq rapporteurs potentiels, la présence d’au moins une personne de chaque sexe est nécessaire et un équilibre de deux membres au moins de chaque sexe est recommandé. Néanmoins, pour les disciplines qui ne permettraient pas la réalisation de cet objectif de parité, une dérogation pourra être accordée sur présentation d’une argumentation. Il est très fortement recommandé, conformément aux règles usuelles de chaque discipline, qu’une personnalité étrangère soit proposée comme rapporteur. Dans le cas contraire, un argumentaire sera joint au dossier.
    • Eventuellement une proposition de jury (celle-ci peut être faite plus tard dans le processus, voir ci-dessous),
  • un CV, une liste de publications et de communications scientifiques,
  • un document de synthèse de l’ensemble des travaux de recherche (dans l’esprit des pratiques de la discipline concernée),
  • les activités d’encadrement effectuées, avec une indication des taux d’encadrement,
  • une lettre du garant présentant le dossier et donnant un avis motivé et synthétique sur la demande d’inscription à l’HDR.

Examen par le conseil scientifique restreint

Le dossier est transmis au conseil scientifique de l’ENS Rennes en formation restreinte aux membres habilités à diriger des recherches, accompagné pour les HDR en mathématiques, de l’avis de la commission des thèses et HDR précitée, et pour toute HDR, de l’avis du délégué à la formation doctorale de l’ENS Rennes. Celui-ci pourra, s’il le juge utile, solliciter des avis extérieurs comme celui du président de l’école doctorale du domaine concerné ou tout autre spécialiste du domaine.
Le conseil scientifique en formation restreinte se réunit une fois par mois et les demandes seront traitées durant ces séances.
Le conseil scientifique en formation restreinte aux membres habilités à diriger des recherches donne un avis sur l’inscription au diplôme d’HDR à l’ENS Rennes et, s’il est favorable, choisit 3 rapporteurs parmi les 5 proposés.
Le dossier est alors soumis à la signature du président de l’ENS Rennes qui autorise l’inscription au diplôme d’HDR et nomme les rapporteurs.
Le candidat procède à son inscription auprès de la scolarité et règle les frais d’inscription (ceux-ci sont fixés chaque année par arrêté ministériel).

Examen du dossier par les rapporteurs

Un courrier officiel est envoyé aux rapporteurs sollicitant leur avis écrit et motivé sur le dossier. Le candidat se charge de leur transmettre un dossier comprenant les pièces 2-5 du dossier ci-dessus complété, selon la discipline, par les documents qui seront jugés utiles (copies d’articles publiés, etc).
Au vu des rapports écrits, le Président de l’ENS Rennes juge s’il est opportun d’envisager la soutenance de l’HDR. Les rapports sont communiqués au candidat et peuvent être consultés par toute personne habilitée à diriger des recherches.

Préparation de la soutenance

Le candidat et son garant proposent, si ce n’est déjà fait, un jury d’au moins cinq membres en conformité avec l’arrêté du 23 novembre 1988. Le jury devra être constitué d’au plus huit membres comportant au moins pour moitié des professeurs ou assimilés.
Dans l’esprit de la loi 2012-347 du 12 mars 2012, le jury respectera, si possible, la proportion minimale de 40% de personnes de chaque sexe. Un équilibre visant à atteindre la proportion observée parmi les professeurs de la section CNU considérée est recommandé.
La présence d’au moins une personne de chaque sexe est nécessaire. Néanmoins, pour des cas spécifiques qui ne permettraient pas la réalisation de cet équilibre, une dérogation pourra être accordée sur présentation d’une argumentation.
Il est fortement recommandé, conformément aux règles usuelles de chaque discipline, qu’une ou plusieurs personnalités étrangères soient proposées comme membres du jury.
Une date de soutenance est proposée en concertation avec les membres du jury.
L’autorisation de soutenance est donnée par le président de l’ENS Rennes qui nomme le jury. Un courrier officiel est envoyé à ses membres précisant la date, l’horaire et le lieu de la soutenance. Les rapports sont joints à ce courrier.
Le candidat doit fournir un titre et un résumé au secrétariat du délégué à la formation doctorale de l’ENS Rennes, au moins deux semaines avant la soutenance pour en assurer la diffusion.

La soutenance

Le jury désigne un président en son sein. La soutenance est publique, sauf décision contraire du président de l’ENS Rennes. Elle a lieu dans les locaux de l’ENS Rennes ou dans les locaux affectés aux laboratoires dont l’ENS Rennes est partenaire. Sur dérogation et sur demande motivée, il pourrait être envisagé de tenir la soutenance en un autre lieu.
Le candidat fait un exposé de ses travaux qui donne lieu à une discussion avec le jury. Celui-ci procède à un examen de la valeur du candidat et statue sur la délivrance de l’habilitation.
Après avoir recueilli l’avis des membres du jury, le président du jury rédige un rapport écrit qui est contresigné par tous les membres du jury. Il est ensuite transmis au candidat et peut être consulté par toute personne habilitée à diriger des recherches.
Utilisation de la vidéoconférence : elle doit n’être utilisée que dans des circonstances dûment justifiées et annoncées explicitement lors de la proposition de jury ou, exceptionnellement, pour pallier une impossibilité non prévue de présence physique le jour de la soutenance.  Il faut alors s'assurer que tous les membres du jury puissent voir l'ensemble de la salle et puissent échanger facilement avec le candidat, puis entre eux lors de la délibération. Dans tous les cas, cette possibilité doit recevoir l’aval du président de l’ENS Rennes pour que le jury siège validement. Les membres du jury à distance sont alors considérés comme présents et signent les documents nécessaires, le recueil technique des signatures étant laissé aux bons soins du secrétariat.
Absence d’un membre du jury : l’absence imprévue d’un membre du jury le jour de la soutenance doit être signalée dès que possible. La visio-conférence évoquée ci-dessus peut être envisagée. A défaut, la validité de la soutenance est alors soumise à l’adéquation aux textes législatifs de la composition du reste du jury et à l’accord du président de l’ENS Rennes.

Après-soutenance

Le président du jury remet l’ensemble des documents au secrétariat du délégué à la formation doctorale de l’ENS Rennes.
Le candidat doit remettre un exemplaire de son document de synthèse en version papier et une copie de la version électronique, à des fins de conservation et d’archivage par la bibliothèque.

Mise à jour le 12 octobre 2015